Observationerna rapportsystemet skall vara primärdata det vill säga enskilda observationer av en eller flera individer som observeras vid etttillfälle på en lokal. Ett undantag är dock dagssummor av sträckande fåglar från en lokal. Ett annat undantag är historiska data där merpreciserad information saknas. En lokal bör heller inte vara för stor, en tumregel kan vara att en kommun är definitivt för stor för attvara en lokal. Exempel på observationer som har ett mycket begränsat värde är t ex 25 röda glador en dag på Österlen, Skåne eller 13 spelandeslagugglor i norra Uppland. I övrigt skall det inte rapporteras aggregerade data som t ex 2.5 spelande pärlugglor/km2.

Rapportören bestämmer själv vad som skall rapporteras. Databasen kommer därför alltid att vara heterogen varför man aldrig kan förvänta sigatt alla observationer skall finnas i databasen. Observationerna måste i regel alltid tolkas och kommer aldrig att kunna ge svar "svart på vitt".

Rapportören äger själv sina observationer. Det är bara rapportören som kan ta bort sina observationer. Om rrk eller Rk publicerar fyndet såingår det i en officiell statistik och då kan rapportören inte längre ändra eller ta bort fyndet. Om fyndet skall tas bort så måste rapportörenkontakta rrk eller Rk som då kan ändra statusen och får samtidigt möjlighet att dementera och korrigera statistiken.

En rapporterad observation i rapportsystemet är också en rapport till Sveriges Ornitologiska förening (SOF) som svarar för kvalitétssäkring och administration av observationerna genom de regionala rapportkommittérna (rrk) och Raritetskommittén (Rk). En observation kan bli underkänd av rrk eller Rk. Den kommer då inte att tas bort men kommer heller inte att automatiskt vara synlig.

För det automatiska skyddet och sekretessen kring känsliga arter svarar ArtDatabanken för.